学校行事にデジタル体験を組み込むときの設計

学習発表会、文化祭、PTA主催の親子行事、6年生を送る会。行事にデジタル体験を入れたい、という相談をいただくようになりました。ただ、行事は授業と設計の前提がまったく違います。時間枠が動かせない、人数が読めない、会場が兼用。この3つを先に押さえておかないと、当日いちばん困るのは先生方です。

行事と授業は、設計の前提が違います

「総合の時間に外部講師を呼ぶ」のと「行事にデジタル体験を入れる」のは、同じように見えて別の仕事です。授業であれば、クラス単位で人数が固定され、時間も45分または90分で決まり、教室という同じ条件が繰り返されます。準備も再現しやすい。

行事はそうなりません。学年をまたいで人が動き、保護者が入り、体育館や多目的室を他のプログラムと共有し、進行が押せば体験の時間が削られます。条件が当日まで確定しないのが行事の特徴です。だから、確定しないことを前提にした設計が要ります。

先に決める3つ

この3つが決まっていない段階で体験の中身を決めると、あとから必ず作り直しになります。逆に、3つが決まっていれば、私たちのような外部の事業者に相談したときの話が一度で終わります。

時間枠ごとに、成立する形が違います

同じ体験を時間だけ縮めるのではなく、時間に合う別の形を選ぶ。これが行事の設計です。

待ち時間の設計を、いちばん先にやってください

行事で寄せられる不満のほとんどは、体験の中身ではなく待ち時間についてです。並んでいる時間が長いと、体験そのものが良くても「待たされた」という記憶が残ります。私たちも、ここで何度も失敗してきました。

対処は2つしかありません。回転を上げるか、待っている間にやることを用意するかです。回転を上げるには機材の台数を増やすしかなく、台数には予算の上限があります。そうなると現実的なのは、待ち時間を待ち時間にしない設計のほうです。

会場ごとに変わること

学校側に準備していただくこと

「大がかりな準備が必要なのでは」と心配されることが多いのですが、実際にお願いすることはそれほど多くありません。多くの体験は、次の範囲で成立します。

• 電源が取れること（延長コードはこちらで持ち込めます）
• 机と椅子。作業ができる高さであること
• 当日、動線を見てくださる先生が一人いること
• 通信が必要な体験の場合、ネットワークが使えるかどうかの事前確認
• 保護者への案内文に、持ち物と服装を書いていただくこと

逆に、事前に子どもへ何かを教えておいていただく必要は、基本的にありません。初めて触る状態で来ていただくほうが、当日の反応は良くなります。

準備の順番

1. 時間枠・会場・人数を確定させるここが決まらないと見積もりも出せません。仮でも構わないので、数字を置いてください。
2. 当日の進行表に、体験の前後を書き込む体験だけを切り出して考えないでください。前が押したときに何を削るかまで決めておくと、当日の判断が速くなります。
3. 体験の内容を決めるここでようやく中身の話になります。順番を逆にしないでください。
4. 保護者への案内文を出す持ち物、服装、写真撮影の扱い。特に写真の扱いは、あとから困らないよう最初に書いておくほうが確実です。
5. 前日に、電源と机の位置を実際に見る図面だけで決めると、当日コードが届かないことがあります。一度歩いて確認すると事故が減ります。

うまくいかなかったこと

同じ部屋に複数の体験を並べたことがあります。効率がいいと考えたのですが、結果は逆でした。説明の声が混ざり、並ぶ列が交差し、どこに並べばいいのか分からない状態になりました。運営側の負荷も跳ね上がりました。

いまは、1部屋につき1体験を原則にしています。部屋数が足りない場合は、体験の数を減らします。並べる数を増やすより、ひとつの体験が落ち着いて回るほうが、結果として全体の満足度は高くなります。

学年によって、設計が変わります

同じ体験でも、学年が違えば必要な手当てが変わります。私たちが主に会っているのは小学1〜4年生ですが、行事では学年をまたぐことが多いので、ここは事前に整理しておくと当日が楽になります。

行事のあとに、何が残るか

行事は一日で終わります。そのこと自体は、私たちも割り切っています。一日でできることには限りがあり、その場で何かが身につくわけではありません。

それでも行事に意味があるとすれば、「こういうものが世の中にある」と知る入口になることだと考えています。私たちが活動している理由も、そこにあります。地域にITで活躍する大人が少ないと、子どもはその道を進路として思いつきません。手本がいない状態そのものを埋めたい、というのが出発点です。

だから行事のあと、先生方にお願いしていることがひとつだけあります。続きをやりたいと言った子の名前を覚えておいてくださいということです。そこから先は学校の中でしか拾えません。私たちは一日しか居られませんが、学校はその子の一年を見ています。

予算と決裁の順番

費用の相談は、内容が決まってからでは遅いことがあります。学校の会計年度の都合上、金額の枠が先に決まっている場合が多いためです。可能であれば、次の順番で進めるとやり直しが減ります。

• 使える予算の枠を先に確認する。PTA予算、学校配当予算、外部の助成のどれを使うかで、手続きの重さが変わります。
• 枠を伝えたうえで相談する。金額を伏せて相談すると、双方が想定していない提案になり、結局やり直しになります。
• 決裁に必要な書類の形式を先に聞いておく。見積書の宛名や項目の書き方が決まっている場合があります。あとから直すより、最初に合わせるほうが早いです。

当日、先生方にお願いしていること

外部から入る側として、当日いちばん助かることを3つ挙げます。どれも準備が要るものではありません。

• 時間が押したときに、何を削るかを決めておいてください。私たちは学校の進行を把握していないので、その判断ができません。削る順番が決まっていれば、その場で調整できます。
• 手が止まっている子に、先に気づいてください。私たちは初対面なので、その子がいつもどうなのかが分かりません。声をかけるべきかどうかは、先生のほうが正確に判断できます。
• 終わったあとの一言を、先生から言ってください。外部の人間が締めるより、いつもの先生がその場の意味づけをしたほうが、子どもに残ります。

やらなくていいこと

行事の準備は、ただでさえ先生方の負担が大きいものです。省けるものを挙げておきます。

• 事前学習をつくり込むこと。体験の前に知識を入れておく必要はありません。むしろ、触ってから疑問が出るほうが記憶に残ります。
• 子ども全員に同じ成果物を持たせること。全員分を揃えようとすると、時間も費用も跳ね上がります。持ち帰れる子と、見る側に回る子がいても構いません。
• 体験の数を増やすこと。数より、ひとつの体験が落ち着いて回ることのほうが効きます。
• 振り返りシートを新しくつくること。すでに行事で使っている様式があれば、それで十分です。

よくある質問